Peppol-integratie

In dit artikel geven we een overzicht van de Peppol-integratie die we aanbieden voor alle platformen.

Wat is Peppol

Peppol is een wettelijke verplichting voor de communicatie van facturen en creditnota's tussen b2b-partijen.

Dit betekent concreet:

Dat de versturing van alle uitgaande facturen en creditnota's naar klanten die een btw-nummer hebben in België moet gebeuren via dit kanaal vanaf 01/01/2026.
Dat alle inkomende facturen ontvangen moeten worden via dit kanaal.

Voor de facturatie naar particulieren toe verandert er momenteel niets.

Onderdelen integratie

De integratie binnen de platformen bestaat uit 3 onderdelen:

De registratie op het Peppol-netwerk: deze registratie is vereist om aan het Peppol-netwerk te laten weten dat u een verzendende partij bent en via deze connector facturen en creditnota's wenst te versturen over het Peppol-netwerk. Ter info: u kunt meerdere registraties hebben voor het verzenden van facturen en creditnota's, bijvoorbeeld ook in uw boekhoudsoftware. U kan echter slechts 1 registratiepunt hebben voor de ontvangst van documenten.
De mogelijkheid om op het Peppol-netwerk een controle te doen of een B2B-partij al dan niet aanwezig is op het netwerk en de registratiegegevens op te halen. Dit omvat naast de basisgegevens van de partij ook een indicatie van welke documenten deze partij kan ontvangen (facturen, creditnota's, ...).
Het daadwerkelijk versturen van documenten over het Peppol-netwerk. Dit omvat het coderen van de factuur/creditnota in een formaat dat kan worden gelezen door het Peppol-netwerk en de ontvangende partij, een controle of de ontvangende partij gekend is op het netwerk en het daadwerkelijk versturen van het document over het netwerk.

1. Registreren op het Peppol-netwerk

De registratie op het Peppol-netwerk moet slechts eenmalig worden uitgevoerd.

Doel van deze functie

Deze functie zorgt ervoor dat u een initiële verbinding maakt met de connector die in verbinding staat met het Peppol-netwerk.

Via deze connector registreert u zich als partij en verstuurt u een bericht naar het Peppol-netwerk om aan te geven dat u via deze connector uitgaande facturen en creditnota's wenst te versturen.

Registratie uitvoeren

De registratie kan uitgevoerd worden door gebruik te maken van de snelkoppeling die terug te vinden is in de menustructuur onder de benaming Registratie Peppol.

Bij het selecteren van deze snelkoppeling krijgt u het onderstaande venster te zien.

Venster voor het registreren bij het Peppol-netwerk

De volgende gegevens moeten opgegeven worden:

Uw btw-nummer: gelieve uw volledige btw-nummer in te geven, inclusief de voorafgaande 0 of 1 indien aanwezig.
Uw bedrijfsnaam: de naam van uw bedrijf.
De straat van uw bedrijf, inclusief huisnummer en busnummer.
De postcode van uw bedrijf.
De locatie van uw bedrijf.
De landcode van uw bedrijf (BE voor België).
Het IBAN-nummer van uw rekening.
Uw e-mailadres: het e-mailadres waarmee u gekend zal zijn op het netwerk en waarop u bevestigingen zult ontvangen.
Uw website: het adres van uw website (https-prefix is verplicht).
Uw taal: kies hier de taal waarmee u zich wenst te registreren.

Alle velden zijn verplicht in te vullen.

Onderaan beschikt u over 2 snelkoppelingen.

Snelkoppelingen om aan te melden en uit te schrijven bij Peppol

Aanmelden

Het klikken op deze snelkoppeling zal de registratie van uw bedrijf op het Peppol access-point uitvoeren met de opgegeven gegevens en u kenbaar maken binnen het Peppol-netwerk dat u via dit access-point uitgaande facturen en creditnota's wenst te versturen.

Bij een geslaagde registratie krijgt u een bevestiging te zien van het platform dat de registratie is uitgevoerd.

Indien de registratie niet is gelukt, krijgt u een foutmelding te zien met de vermelding van de fouten die zijn opgetreden tijdens de registratieprocedure.

Het kan tot een uur duren na de registratie voordat u effectief documenten kunt versturen.

De reden hiervan is dat uw registratie kenbaar moet worden gemaakt aan alle endpoints die gekend zijn op het Peppol-netwerk.

Uitschrijven

Deze optie laat u toe om de bestaande registratie van uw bedrijf op het Peppol access-point te verwijderen.

Dit heeft geen invloed op eventuele andere registraties die u heeft gedaan voor Peppol.

Klik op de snelkoppeling Uitschrijven om het uitschrijven uit te voeren.

Indien het uitschrijven is gelukt, krijgt u hiervan een bevestiging.

Indien u uw registratiegegevens wenst aan te passen, moet u zich eerst uitschrijven als u al bent aangemeld, de gegevens aanpassen en daarna opnieuw aanmelden.

2. Controleren of een partij aanwezig is op het netwerk

Ter hoogte van de detailfiche van uw klant kunt u nagaan of een specifieke klant al dan niet is geregistreerd op het Peppol-netwerk.

Dit kunt u doen door de snelkoppeling te gebruiken die u terugvindt in de fiche van uw klant.

Snelkoppeling om een Peppol-controle uit te voeren

Bij het klikken op deze snelkoppeling zal het platform de volgende validaties uitvoeren:

Of er effectief een btw-nummer aanwezig is in de fiche van de klant. Indien dit niet het geval is, krijgt u hiervan een melding.
Kijken of het btw-nummer de correcte lengte heeft (dit moet 10 cijfers zijn). Indien dit niet het geval is, krijgt u hiervan een melding.
Controleren of het btw-nummer gekend is op het Peppol-netwerk.

Btw-nummer niet gevonden

Wanneer het btw-nummer niet kan worden teruggevonden op het Peppol-netwerk, krijgt u de melding: Het btw-nummer kon niet worden teruggevonden.

Btw-nummer teruggevonden

Wanneer het btw-nummer werd teruggevonden op het Peppol-netwerk, krijgt u een melding te zien met de bevestiging en bijkomend geven we een overzicht van de verschillende documenttypes die deze partij ondersteunt via het Peppol-netwerk.

Melding met de bevestiging van aanwezigheid op het Peppol-netwerk

Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende types documenten die kunnen voorkomen:

Facturen: de partij kan facturen versturen over het Peppol-netwerk.
Creditnota's: de partij kan creditnota's versturen over het Peppol-netwerk.
Technisch ontvangstbewijs: de partij kan ontvangstbevestigingen en validaties versturen.
Zakelijke terugmeldingen: de partij kan inhoudelijke terugmeldingen versturen.

3. Versturing factuur/creditnota

In dit onderdeel bespreken we de effectieve versturing van een factuur of creditnota via het Peppol-netwerk.

Deze actie bestaat uit 3 onderdelen:

Het aanmaken van het document in een formaat dat kan worden gelezen door het Peppol-netwerk.
Een controle of de partij voor wie het document bestemd is kan teruggevonden worden op het Peppol-netwerk + een controle of deze partij is geregistreerd om het type document dat we wensen te versturen te ontvangen. Het kan namelijk voorvallen dat een partij enkel is geregistreerd om facturen te ontvangen en geen creditnota's.
De daadwerkelijke versturing van het document over het Peppol-netwerk. Hierbij zal een controle gedaan worden op de validiteit van het document, waarna de versturing uitgevoerd zal worden. Indien dit gelukt is, krijgt u hiervan direct een bevestiging.

Effectieve werking

U klikt op de snelkoppeling zoals u gewend bent om uw factuur te mailen naar de eindklant.

Op dit moment gaat het platform eerst een aantal controles uitvoeren:

Controle of er een Belgisch btw-nummer aanwezig is voor de klant.
Indien dit het geval is: een controle of deze klant geregistreerd is op het Peppol-netwerk.
Indien dit het geval is: een controle of deze klant het documenttype dat u wenst te versturen via het Peppol-netwerk kan ontvangen.

Indien aan al deze voorwaarden is voldaan, krijgt u een pop-upmelding dat dit document via het Peppol-netwerk kan worden verstuurd en of u dit wenst te doen.

U heeft dus de keuze om dit al dan niet uit te voeren.

Bevestiging om te versturen via het Peppol-netwerk

Indien u kiest voor Nee, dan krijgt u het gewone e-mailvenster te zien zoals voorheen.

Indien u kiest voor Ja, dan krijgt u het onderstaande venster te zien voor de versturing via Peppol.

Venster met opties voor de versturing via het Peppol-netwerk

U heeft nu de keuze om te kiezen voor Versturen om de effectieve verzending uit te voeren of voor Annuleren indien u de huidige actie wenst te annuleren.

Bij het selecteren van Versturen zal het platform het document coderen in een formaat dat kan worden gelezen door het Peppol-netwerk, alsook de fysieke afdruk van het PDF-document toevoegen.

Daarna zal de verzending via het netwerk gebeuren.

U krijgt een bevestiging wanneer de verzending correct is verlopen, waarna het venster zich automatisch zal sluiten.

Peppol-integratie die we aanbieden binnen onze platformen